Описание на K&K Invoice

Запознаването с настоящият материал отнема 10 минути. Материалът посочва много важни особености при работа. При направена поръчка означава, че сте съгласни с тях.

K&Kinvoice е файл за фактуриране в Excel. Приложение с макроси под VBA.

Файлът издава Фактури и Известия по чл. 114 от ЗДДС от 8 реда, на български език, в лева.
Файлът съдържа още:

Фактури преглед и прелистване
Протокол за анулирани фактури по чл. 116, ал. 4
Таблица с клиенти
Таблици с издадени фактури
Таблици с продажби по месеци, клиенти, артикули
Указания за работа с файла
Информация от нормативната база

Как се издават фактури?
Фактури се издават от страница "ФАКТУРА".
Преди това е необходимо да бъдат попълнени данни за фирмата, клиенти, основания, банкови сметки, плащане. Това се прави в страници "Данни за фирмата", "Клиенти","Артикули", "Банкови сметки", "Вид на плащане". Изглед на фактурата може да видите ТУК

Технически изисквания
Операционна система Windows 2000 или по-висока версия.
Mircosoft Excel 2000 или по-висока версия с инсталирана поддръжка на макроси и VBA.
Файлът е тестван и проверен, че работи под Windows 2000/XP и Office 2000/XP/2003.
Файлът е с размер 2Mb.

Как се инсталира K&K invoice?
K&K invoice не изисква инсталация. Достатъчно е да разархивирате изпратения от нас zip файл. Отваряте разархивирания файл като обикновен екселски файл.

Какво да направя с получения zip файл?
Разархивирайте го в отделна папка. Това е Вашият индивидуален файл. Запазете празно копие в случай, че се наложи да прехвърлите данни в чисто нов файл по процедура за прехвърляне на данни. Ако вече имате друг файл със същото име внимавайте да не ги припокриете.

Пазете получения от нас файл, защото ако желаете да Ви изпратим нов, ще се наложи да ни изпратите нова Заявка и заплатите цената му още веднъж.

Как да променя името на файла?

Разархивирате новия файл от zip до xls
Десен бутон върху xls файла
Rename

При нова версия на файла ще се запазят ли старите данни?
Да, когато получите нова версия на файла е възможно да прехвърлите данните за фактури, клиенти и др. от старият файл в новия чрез процедура от 5 стъпки. Тя е подробно описана в страница Навигатор и отнема около минута.

Данните не са се запазили?
K&K invoice e екселски файл с разширение хls. Уверете се, че отваряте точно този файл с това разширение. Ако отваряте файлът, който сме ви изпратили с разширение zip, то Вашият екселски файл се записва във временна директория на Windows, където се пазят данните. Отваряйки zip - файла Вие всеки път отваряте нов празен файл, който също се записва в тази временна директория на Windows.
Решението е да разархивирате zip-файла с помощта на Вашият системен администратор в отделна папка и директория и всеки път да работите с него.

Защо не работи словом във ФАКТУРА?
Полето словом съдържа формула, която разпознава числата и ги превръща в текст. Например 150,25 ще бъде “сто и петдесет лева и 25 ст.”
За да работи тази формула е необходимо Регионалните настройки на Windows да бъдат зададени за български. Това става от:
Start -> Control Panel -> Time, Date, Language and Regional options -> Regional and Language Options:
Regional Options
Select and Item to mach its preferences or click Customize to choose your own formats: Bulgarian
Advanced
Select a language to match the language version of the non- Unicode you want to use: Bulgarian

Защо не работи датата във ФАКТУРА?
За да работи датата е необходим да бъде зададен формат dd.MM.yyyy в Windows. Това става от:
Start -> Control Panel ->Regional Options ->Date
Short Date Format: dd.MM.yyyy

Защо не работят бутоните и макросите от файла?
За да работят бутоните е необходимо в Excel:
От меню Tools -> Add-Ins следва да бъдат отметнати Analysis ToolPak и Analysis ToolPak - VBA
От меню Tools -> Macro -> Security -> Security Level да бъде превключено на Medium или Low
Ако Security Level e настроено на Medium се указва Enable Macros при отваряне на файла

При отваряне на файла дава грешка
За коректното отваряне е необходимо Регионалните настройки на Windows да бъдат зададени за български. Това става от:
Start -> Control Panel -> Time, Date, Language and Regional options -> Regional and Language Options:
Regional Options
Select and Item to mach its preferences or click Customize to choose your own formats: Bulgarian
Advanced
Select a language to match the language version of the non- Unicode you want to use: Bulgarian

В стойностните полета във ФАКТУРА дава грешка VALUE
Ако не ползвате правилният десетичен знак, с който е настроен Вашият Windows, то Excel не може да го разпознае като такъв и в полетата с формули ще даде съобщение за грешка. Обикновено знакът е точка или запетая.
Съветът ни е да пробвате само с цели числа, и ако всичко е наред, то моля посочете Вашият правилен десетичен знак (точка или запетая) и стойностните полета ще работят.
При попълване на процента ДДС е необходимо да попълните числото без интервали, за да бъде разпознато като число, а не като текст.

В ФАКТУРИ ПРЕГЛЕД изчезнаха фактурите, които прелиствам
Ако фактурите се виждат във страница Издадени фактури, то проблемът се дължи на това, че плъзгачът е много надолу. За отстраняването му препоръчваме: Страница "Служебни полета": При загуба на списъци с фактури попълнете клетки от В1 до В8 с цифрата 1.

В ФАКТУРА изчезна списъка с клиентите
Ако клиентите са попълнени в страница Клиенти, то проблемът се дължи на това, че плъзгачът е много надолу. За отстраняването му препоръчваме: Страница "Служебни полета": При загуба на списъци с клиенти попълнете клетки от В1 до В8 с цифрата 1.

Фактурата се печата само в един екземпляр въпреки, че в настройки са указани повече
Причината за това е, че печатате директно от Excel, а не използвате специалните бутони "Печат и Запис".

Фактурата не се запаметява в Издадени фактури
Причината за това е, че печатате директно от Excel, а не използвате специалните бутони "Печат и Запис".

Грешка при издаване на фактура Run time eror ‘5’ ...
Причината за това е, че не сте настроили първоначалният номер от фактура в страница Настройки, както е показано в примера там.

Как се издават известие? Грешки при известия
Известия се издават, като вместо ФАКТУРА се избере Дебитно извести или Кредитно известие. Не забравяйте при издаване на известие да попълните основанието за издаването му, дата и номер на фактура за която се отнася. За да ви подсетят при избиране на известие тези полета светват в жълто.
Внимание: Кредитните известия не се издават със знак минус.

Как се издава фактура от нерегистрирана фирма по ЗДДС?
Ако Вашата фирма е нерегистрирана по ЗДДС, то достатъчно е да маркирате
K&K Invoice
Законовото основание ще се попълни автоматично.

Как се издава фактура без ДДС от регистрирана фирма по ЗДДС?
Основанията за неначисляване на ДДС се попълват в списък от страница "без ДДС". При издаване на фактура съответното основание се избира от списъка. В ставка ДДС се попълва 0% или процента се изтрива чрез Del.
Внимание: Не оставайте празен интервал в тази клетка!

Може ли да се напише отстъпка във ФАКТУРА?
Може да се напише обща отстъпка във фактурата със знак минус, както е посочено в примера от сайта ТУК.

Файлът изчезна
Внимание: Файлът има защита която се включва, ако промените зададения от нас БУЛСТАТ или надписите на К и К.

Работи ли файлът под Open Office и Linux?
Не, файлът е разработен за Операционна система Windows 2000 или по-висока версия и Mircosoft Excel 2000 или по-висока версия с инсталирана поддръжка на макроси и VBA.

Може ли файлът да се използва за повече от една фирма.
Не, всяка фирма следва отделно да закупи файла.

Как мога да издавам фактури от различни работни места?
В нормативната уредба по ДДС е посочено, че ако фирмата има поделения или обекти, същите могат да определят диапазон от номера, които да се използват от поделението (обекта) при издаваните от него документи. Този диапазон следва да се изчерпва постепенно през следващите периоди. При запълването му се определя нов диапазон.
Това може да бъде изпълнено чрез един файл копиран на различни компютри, но започващи от различни номера на фактурите.

Може ли да се share-не файла и да се издават фактури от един файл по едно и също време, но от различни компютри?
Не, макросите нe работят под тази функция на Excel.

Защо пред БУЛСТАТА, който сте ми изпратили няма BG?
БУЛСТАТА се пише без BG, новият ДДС номер е BG+БУЛСТАТ за фирмите регистрирани по ДДС. Него следва да въведете в поле Ин. № по ДДС.

Данъчната основа е различна от обща стойност?
В този случай е възможно да я промените ръчно.

Грешка: "Има не зададен приходен център!"
Работата с приходни центрове се изключва от страница "Настройки": Приходен център - изключен

Грешка: "Не e попълнено някое от следните задължителни полета: Дата, Дата на Дан. Събитие, Клиент, Първи ред основание, Неправилно зададена ДДС ставка при нерегистрирано лице!"
За сигурност на потребителя при издаването на фактури сме задали някои проверки за попълнени задължителни реквизити. При съобщение за тази грешка се уверете:

Дали сте попълнили Дата, Дата на Дан. събитие, Клиент, Първи ред основание
Или ако се маркирали, че Вашата фирма е нерегистрирана по ЗДДС дали ставката за ДДС сте я оставили празна. В този случай тя не бива да е 0% или друг процент. Тази клетка трябва да е празна с оглед законовото попълване на фактурата.

Как да се коригира вече издадена фактура?
Съгласно закона за ДДС: Поправки и добавки във фактурите и известията към тях не се разрешават. Погрешно съставени или поправени документи се анулират и се издават нови.

Вариант1: Фактура може анулира съгласно закона за ДДС чрез протокол по чл. 116. За случаите по анулирането се консултирайте с вашият данъчен консултант.

анулирана фактура не се преиздава със знак минус
ако желаете може да я изтриете от издадени фактури със съответния бутон в страница издадени фактури и тя няма да се вижда в списъка.

Вариант2: Въпреки, че законът не го регламентира ние сме дали възможност фактура да се преиздаде със същият номер, ако има някаква граматическа грешка например. По този начин старата фактура се подменя с новата. В този случай протокол по чл. 116 не се издава.
Необходимо е ръчно да върнете брояча и издадете новата фактура. Номерът и ще се припокрие и новата ще се запише на мястото на старата под същия номер. След това пак ръчно връщате брояча за следващия номер, от който ще продължавате издаването.

Нашият съвет е да се придържате към Вариант1, за да :

спазите закона
не се налага ръчно връщане на номерата

Може ли артикулите да не са автоматични и да попълвам свободно основание във фактура?
Да, това се постига, когато зададете в страница "Настройки": Автоматично задаване на основания във фактура от sheet "Артикули" - Изключен.

Колко символа може да бъде основанието, за да се побере на един ред?
44 символа се събират на един ред във ФАКТУРА
ФАКТУРАТА може да бъде до 8 реда

Защо страници "Издадени фактури" и "Продажби" са заключени за промяна?
В тези страници се съдържа базата с данните по издадени фактури, която не бива да се променя, за да работят някои процедури. Чрез бутон "Експорт" можете да екпортнете тази информация в нов файл и да правите корекции и пресмятания в него.

Как се изключва автоматично номериране на редовете в ФАКТУРА?
Това може са да постигне чрез следната настройка от страница "Настройки": Автоматично номериране на артикули във ФАКТУРА - Изключен

Къде може да се напише свободен текст във ФАКТУРА?
Свободен текст във ФАКТУРА може да се напише в клетки C10, C24, А25, А27

Защо някои полета във ФАКТУРА са в жълт цвят?
В полетата във фактура в жълто може да се пише директно. При издаване на кредитно и дебитно известие някои полета се оцветяват автоматично, за да ви подсетят, че съгласно ЗДДС се попълват задължително. Ако не желаете това да се вижда при печат, то следната настройка в Excel ще го премахне:
File/Page Setup/Sheet ---> Black and white

Забележки:

Може да размествате страниците, но не и да променяте имената им.
Да не се променя рекламния надпис на Счетоводна кантора К и К във файла.
Във файла към някои клетки има коментари и насочващи указания. Спазването им е препоръчително.